Trong tiến trình theo đuổi chất lượng sau khi đạt chứng nhận y tế quốc tế JCI năm 2016, Bệnh viện FV đã triển khai chương trình 5S, một phương pháp theo tinh thần người Nhật để quản lý nơi làm việc nhằm tạo nên môi trường sạch sẽ, tiện lợi, phục vụ cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại các doanh nghiệp.

Nhận thấy 5S rất có lợi để nâng cao chất lượng làm việc và góp phần đem lại niềm tin cho bệnh nhân, Ban lãnh đạo bệnh viện đã quyết tâm áp dụng mô hình này kể từ đầu năm 2017. Mô hình 5S (Kaizen trong tiếng Nhật) đã được triển khai tại nhiều doanh nghiệp trên khắp thế giới, từ những hành vi nhỏ dẫn đến hiệu quả lớn. Trong tiếng Anh, 5S là Sort, Set, Shine, Standard, Sustain và tiếng Việt được hiểu là Sàng lọc, Sắp sếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng.

Công việc lâu dài

Ban dự án được hình thành gồm phòng Nhân sự, phòng Quản lý Chất lượng và phòng Trang thiết bị y tế do chị Phạm Thị Thanh Mai, Giám đốc điều hành, phụ trách.

“Biết là khó đấy vì đây là câu chuyện thay đổi thói quen của mỗi người, nhưng nếu quyết tâm thực hiện thì sau này 5S sẽ trở thành một công cụ hiệu quả để tăng năng suất lao động”, chị Nguyễn Duy Nhật, phụ trách chương trình 5S của Bệnh viện FV chia sẻ, khi được hỏi về những bước đầu áp dụng chương trình.

Hai bộ phận đầu tiên được chọn áp dụng thí điểm là phòng Công nghệ thông tin (ICT) và khoa Ngoại. Giải thích lựa chọn này, chị Duy Nhật cho biết, ICT đại diện cho khối văn phòng và khoa Ngoại đại diện cho khối y khoa, làm việc trực tiếp với bệnh nhân. Cả hai bộ phận đều có những đặc thù công việc riêng để nếu áp dụng thành công thì việc triển khai 5S tại các phòng ban còn lại là hoàn toàn khả thi.

Để chuẩn bị cho lễ phát động chính thức vào ngày 10-1-2017 vừa qua, Ban dự án đã mời một chuyên gia đến huấn luyện khoảng 30 cho các đối tượng quản lý cấp trung từ hai tháng trước đó. Đội ngũ này sẽ triển khai lại cho phòng ban của mình, mà cụ thể hóa bằng việc tổng vệ sinh toàn bệnh viện trước khi nghỉ Tết Nguyên Đán. Các bước đi kế tiếp sẽ bao gồm việc phân loại, đánh số cho các máy móc thiết bị, sắp xếp lại bàn làm việc, loại bỏ hay di dời những vật dụng không cần thiết nhằm tiết kiệm diện tích, trả lại không gian thoáng đãng cho nơi làm việc.

“Đây là công việc không phải chỉ thực hiện một sớm một chiều mà nó đòi hỏi ý thức thường trực của mỗi cá nhân, bởi cũng có khi làm được nhưng duy trì không được. Tôi cho rằng nếu mỗi người đều có ý thức thay đổi thì 5S chắc chắn sẽ thực hiện được”, chị Duy Nhật nói.

Những cải thiện bước đầu

Tại khoa Ngoại và phòng ICT, mặc dù mới chỉ kích hoạt 5S từ hơn 10 ngày nay nhưng không gian làm việc đã có những thay đổi đáng kể. Chị Nguyễn Thị Hiền, Điều dưỡng trưởng khoa Ngoại, cũng là người phụ trách triển khai 5S “khoe” những tấm hình cho thấy sự khác biệt trước và sau 5S. Kệ hồ sơ lưu trữ đã vơi đi đáng kể và được sắp xếp gọn gàng hơn. Việc đánh số hồ sơ đã tuân theo một chuẩn nhất định, không còn cảnh khi thì số, lúc thì chữ như trước. Dãy ống nghe y tế cũng đã được đánh số thứ tự rõ ràng. “Trước giờ mình vẫn giao ống nghe cho các điều dưỡng, nhưng không biết cái nào được giao cho ai, nên nếu có thất lạc cũng rất khó quy trách nhiệm. Chỉ cần một động tác nhỏ là đánh số thì kể từ nay, việc quản lý sẽ dễ dàng hơn nhiều”, chị Hiền cho biết.

Với đặc thù công việc không theo một quy trình nào cả, phòng ICT tiếp nhận 5S một cách dè dặt hơn. Anh Trần Quốc Vũ, phụ trách 5S tại đây cho biết, công việc của ICT không phải là việc giấy tờ, trong khi các vấn đề kỹ thuật thì muôn hình vạn trạng, mà để khắc phục thì kỹ thuật viên nhiều khi phải tháo tung máy ra, do đó khó mà ngăn nắp, gọn gàng thường xuyên được.

Tuy nhiên, trên tinh thần chung vì một không gian làm việc thông thoáng, ICT đã ngồi lại với nhau để thống nhất cách làm, thực hiện những bước đầu tiên như sắp xếp lại chỗ ngồi, sắp xếp lại kho hàng và sàng lọc được khá nhiều thứ không cần thiết.  Anh Vũ cũng cho biết đang tiến hành đánh số các dụng cụ để tiện theo dõi, đồng thời bố trí một không gian riêng cho sửa chữa máy móc, để tránh gây lộn xộn cho cả phòng.

5S là một chương trình xuất phát từ Nhật Bản, nhằm tạo một không gian làm việc ngăn nắp, giúp nâng cao chất lượng công việc. Mô hình này được áp dụng hiệu quả tại nhiều quốc gia nên trên tinh thần đó, mỗi quốc gia đều tìm cho mình một từ tương ứng bắt đầu bằng chữ S.

Ba bước cơ bản nhất để triển khai 5S là Sàng lọc: loại bỏ, di dời những gì không cần thiết; Sắp xếp: sắp xếp lại vật dụng nơi làm việc một cách khoa học, trên tiêu chí tránh thời gian chờ, tránh di chuyển nhiều và tránh thao tác thừa; Sạch sẽ: luôn giữ vệ sinh cho môi trường làm việc.

2S tiếp theo nhằm tạo thói quen và duy trì những thành quả của 3S đầu tiên, giúp cho việc thực hiện 5S sau này không còn đòi hỏi sự nỗ lực nữa mà trở thành thói quen thường trực.