Hiện không ít các cơ sở y tế bằng nhiều cách thức khác nhau, đã tạo ra mạng lưới hợp tác giữa các bệnh viện, các bác sĩ với cơ sở của mình, nhằm tăng cường thế mạnh chuyên môn. Ở FV mô hình này đã được tiên phong xây dựng từ năm 2005 với nhiều điểm ưu việt, có nét đặc thù riêng biệt, nhằm hướng đến việc phục vụ bệnh nhân với dịch vụ y tế toàn diện với chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc tế. Trong đó, bên cạnh đội ngũ Phát triển Kinh doanh có vai trò mở rộng quan hệ hợp tác trong cộng đồng y khoa thì Văn phòng Liên lạc lại đóng vai trò trung tâm của mọi kết nối giữa cộng đồng y khoa và bệnh viện FV. Thế nhưng công việc của phòng ban này không chỉ dừng lại ở công tác điều phối trong chương trình hợp tác y tế, mà bao hàm trong nhiệm vụ của các anh chị là một bức tranh rộng lớn hơn.

Chuyên môn hóa từng vị trí, nhưng vẫn cần đa nhiệm

Văn phòng Liên lạc, như tên gọi của mình, mang nhiệm vụ chính là tạo ra sự kết nối, truyền đạt thông tin về công tác khám, điều trị tại FV với nhiều đối tượng khác nhau. Đối tượng ở đây bao gồm các bác sĩ tại FV; các bác sĩ không trực thuộc FV; các khoa phòng tại FV, đặc biệt là thuộc khối lâm sàng; bệnh nhân từ mạng lưới hợp tác y tế được gửi đến điều trị tại FV; bệnh nhân đang ở nước ngoài và muốn đến FV điều trị… Đó là chưa kể đến các cá nhân, cơ quan cầu nối giữa các đối tượng này, đều thuộc phạm vi công việc của Văn phòng Liên lạc.

Mỗi thành viên tại Văn phòng Liên lạc đều phụ trách một mảng riêng

Các nhóm việc chính tại Phòng cũng xoay quanh 3 nhóm đối tượng là các bác sĩ, cơ sở y tế và bệnh nhân. Đối với các bác sĩ và cơ sở y tế, Văn phòng Liên lạc sẽ hợp tác với phòng Phát Triển Kinh Doanh thực hiện chương trình hợp tác với các bác sĩ, cơ sở y tế ngoài FV (AD – bác sĩ cộng Tác, ED – bác sĩ hợp tác, RD – bác sĩ gửi bệnh); sắp xếp các buổi hội chẩn với bác sĩ bên ngoài FV; cũng như công tác hỗ trợ tuyển dụng các bác sĩ mới cho bệnh viện. Đối với bệnh nhân, Phòng hiện đang quản lý dịch vụ Du lịch kết hợp Chữa bệnh; Hỗ trợ văn phòng Phnom Penh, cũng như các bệnh nhân đến từ Campuchia; cuối cùng là hỗ trợ bệnh nhân sang điều trị tại các bệnh viện đối tác, ví dụ như tại Singapore.

Với 11 thành viên, Văn phòng Liên lạc được chia làm 3 nhóm gồm: nhóm văn phòng (điều phối), nhóm hỗ trợ chuyên môn có 2 bác sĩ và nhóm thông dịch – kết nối với văn phòng Campuchia (có 4 thông dịch viên tiếng Khmer). Chị Nguyễn Trà My (Trưởng phòng Liên lạc) cho biết: “Do tính chất công việc nên mỗi cá nhân tại đây đều được đào tạo để trở thành chuyên viên trong phần việc của họ, tuy nhiên khi cần chúng tôi vẫn hỗ trợ qua lại ở một số nhiệm vụ nhất định”.

Chị Trần Thị Thương (bìa phải) đang tư vấn quy trình chuyển viện điều trị tại FV cho bệnh nhân

Không khí tại đây luôn liên tục với tiếng điện thoại, các cuộc trao đổi và những đối thoại trực tiếp. Xoay quanh việc liên lạc nói chung, cái khó là duy trì thông tin và cùng đạt được một sự đồng thuận nào đó. Điều này không chỉ phụ thuộc vào chuyện ý nhị trong giao tiếp, mà mỗi nhân viên còn phải nắm rõ các chính sách, quy trình liên quan để tạo điều kiện tốt nhất cho bác sĩ trong mạng lưới hợp tác, và cho bệnh nhân của họ khi đến FV điều trị. Chị Trà My cho ví dụ, các nhân viên tại Văn phòng Liên lạc cần nắm rõ quy trình, vật tư cần thiết của một ca phẫu thuật của nhiều chuyên khoa khác nhau, thậm chí là các trang bị quen thuộc của từng bác sĩ, để luôn có sự chuẩn bị tốt trước các cuộc mổ.

Trong chuyên môn y khoa, Văn phòng Liên lạc cũng có sự hỗ trợ trực tiếp từ hai bác sĩ Trợ Tá Bác Sĩ Hợp Tác (AD/ED Assistant) thuộc 2 chuyên khoa Sản Phụ Khoa và Ngoại Tổng Quát.  Vai trò chính của các bác sĩ này là giúp các bác sĩ hợp tác dễ tiếp cận với quy trình làm việc tại FV, không chỉ vì an toàn bệnh nhân, mà còn đảm bảo pháp lý và an toàn nghề nghiệp đối với các bác sĩ.

Bác sĩ Tiềm nói việc hỗ trợ các bác sĩ hợp tác trong việc tiếp cận quy trình và văn hóa làm việc tại FV là một trong những nhiệm vụ quan trọng

Ngoài hỗ trợ chuyên môn y khoa như phụ mổ, các bác sĩ tại Văn phòng sẽ giúp quản lý hồ sơ bệnh án trên ORION, giúp thăm khám và theo dõi bệnh nhân trước và sau khi thực hiện thủ thuật / phẫu thuật tại FV… Điều này đã giúp các bác sĩ ngoài FV thêm phần an tâm khi chọn hợp tác cùng bệnh viện. Đồng thời cũng tạo được sự liên kết chuyên môn chặt chẽ, liên tục giữa các bác sĩ và bệnh nhân, mang đến sự nhất quán và tính an toàn, hiệu quả về mặt điều trị.

Kết nối y khoa tốt sẽ tăng tỷ lệ thành công trong điều trị cho bệnh nhân

Một chuỗi những công việc cần sự linh hoạt, nhiều kỹ năng, đồng thời đòi hỏi sự khéo léo trong giao tiếp để phối hợp nhiều hoạt động và con người khác nhau chắc chắn có không ít khó khăn. Tuy nhiên, thách thức lớn nhất đối với nhân viên tại Văn phòng Liên lạc, là làm sao để tạo ra một kết nối tốt giữa cộng đồng y khoa bên ngoài với văn hóa và các quy trình làm việc khá khác biệt tại FV?

Các bác sĩ chưa từng cộng tác với FV, các bệnh nhân lần đầu được chuyển đến thông qua mạng lưới hợp tác y tế, nhìn chung đều sẽ gặp một số vướng mắc với hoạt động thường quy tại bệnh viện. Nhiều quy định chặt chẽ, đơn cử như các quy định về an toàn trong chăm sóc bệnh nhân theo JCI, đặt lịch phòng phẫu thuật, quy trình tại Phòng Mổ, quy định về lập hồ sơ bệnh án,… có thể gây khó chịu và căng thẳng ban đầu cho các bác sĩ hợp tác, nhưng thông thường càng về sau mọi vấn đề đều sẽ dễ dàng hơn.

Chị Trà My tự hào khi làm việc cùng đội ngũ chuyên nghiệp và đã cống hiến nhiều năm cho FV

Đa phần các thành viên tại Phòng sẽ thuyết phục “các đối tác” hướng đến quy trình mà FV đã xây dựng, cải tiến trong nhiều năm qua, cốt lõi vẫn dựa trên sự an toàn cho đôi bên và hiệu quả trong điều trị. “Do vậy phần nhiều các bác sĩ ban đầu có chút khó khăn khi hợp tác với chúng ta, nhưng sau này, chính những quy trình đảm bảo an toàn bệnh nhân nghiêm ngặt đó, lại là một trong những lý do khiến các bác gắn kết với FV”, chị My nhấn mạnh.

Chuyên gia phẫu thuật nhãn khoa người Hà Lan, bác sĩ J.D. Ferwerda, là người đặc biệt ấn tượng với cách sắp xếp hợp tác của FV. “Tất nhiên tôi chọn hợp tác với FV vì cơ sở vật chất rất tốt. Bên cạnh đó, trong một ca phẫu thuật nhãn khoa, đặc biệt là với trẻ nhỏ, họ (FV) sẵn sàng mời các chuyên gia từ nơi khác đến nếu chuyên môn nội bộ chưa đảm bảo đủ an toàn cho bệnh nhân. Tôi nghĩ đó mới là điều đáng lưu tâm nhất”, bác sĩ Ferwerda chia sẻ.

“Mọi thứ cần thiết thì Văn phòng Liên lạc đều chuẩn bị thuận lợi cho công việc của tôi. Đôi khi có những nhiệm vụ nằm ngoài phần việc của mình, nhưng các bạn vẫn không ngại hỗ trợ”, BS.CKI. Nguyễn Minh Đức (hiện đang là bác sĩ cộng tác (AD) tại Khoa Ngoại thần kinh và Can thiệp Nội mạch Thần kinh) cho biết.

Bác sĩ Ferwerda đánh giá cao quy trình làm việc và hợp tác tại FV

Để duy trì tốt với các đối tác hợp tác quan trọng như vậy, ngoài những nỗ lực “sắp xếp” trong phạm vi công việc của Phòng, thì cũng phải nhờ đến sự trợ giúp của nhiều phòng ban khác nhau như Văn phòng Giám Đốc Y khoa, Các Chuyên Khoa, Phòng Mổ, Bộ Phận khám bệnh Ngoại Trú – OPD, các trại bệnh nhân nội trú – IPD, Phòng Bảo Hiểm, Bộ Phận Tiền Sảnh, Nhập Viện, Phòng Phát triển Kinh doanh, Phòng Nhân sự, Phòng Tài chính,… nhất là cần tận dụng các chiến lược, chính sách hỗ trợ của FV trong vấn đề này. “Có lẽ FV là một bệnh viện hiếm hoi hay có thể nói là duy nhất tại phía Nam chi một khoản lớn để mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho các bác sĩ, bao gồm cả những bác sĩ hợp tác”, chị My nói thêm. Đó phần nào là cam kết của FV trong việc hỗ trợ tối đa về chuyên môn, lẫn điều kiện làm việc cho các nhân viên y tế.

Cố gắng tạo một môi trường làm việc tốt nhất cho các bác sĩ bên ngoài đến FV, kết nối phong cách làm việc và chuyên môn giữa đôi bên, sau cùng là thông qua những hợp tác đó mà mang đến sự an toàn và sự toàn diện trong điều trị y tế cho bệnh nhân. Mỗi việc trong hoạt động tại Văn phòng Liên lạc đều là sự khéo léo, kiên trì kết hợp với nét tinh tế để có thể hoàn thành tốt công việc. Điều đó có lẽ đã mang đến không chỉ giá trị thực cho người bệnh, mà còn tạo được niềm tin trong cộng đồng y khoa